Das Telefoninterview: Sympathiepunkte sammeln und am Telefon überzeugen

Konzerne mit internationaler Ausrichtung setzen das Telefoninterview als Recruiting-Instrument bereits seit Längerem ein. Aktuell entdecken auch zunehmend Personalchefs „Grüner Unternehmen“ im Bereich der regenerativen Energiewirtschaft die Vorteile dieses Auswahlverfahrens. Einladungen zum Bewerbungsgespräch erhalten ausschließlich die Kandidaten, die zuvor am Telefon überzeugen. Nicht nur die Firmen profitieren von einem vorgeschalteten Telefoninterview. So erhöht sich für Bewerber beispielsweise nach einem positiv verlaufenen Telefongespräch die Wahrscheinlichkeit, dass die Investition von Zeit und Geld für eine Anreise zum nachfolgenden Bewerbungsgespräch ins Ausland tatsächlich zum neuen Job führt.

Im gesamten Bewerbungsprozess ist es wichtig, für potenzielle zukünftige Arbeitgeber telefonisch erreichbar zu sein oder Erreichbarkeit zu signalisieren.

Lustige Anrufbeantworter-Sprüche sind fehl am Platz und gegebenenfalls durch neutrale Ansagen zu ersetzen. Ruft ein Unternehmen zum unpassenden Zeitpunkt an, dürfen Bewerber dies kommunizieren und einen zeitnahen Rückruf anbieten.

Nahezu alle Telefoninterviews werden angekündigt, damit Bewerber nicht unvorbereitet Rede und Antwort stehen müssen. Die meisten Unternehmen vereinbaren einen festen Termin mit den Bewerbern, die für ein Interview ausgewählt wurden. Je nach Firmengröße und Zahl der Interviews kann es durchaus sein, dass nicht das Unternehmen selbst, sondern ein Callcenter die Fragestunde abwickelt.

In diesem Fall folgt das Gespräch einem festgelegten Skript und zielt darauf ab, die im Lebenslauf gemachten Angaben abzufragen und deren Wahrheitsgehalt zu überprüfen. Ob am anderen Ende der Leitung der Personalchef selbst oder der Mitarbeiter eines Callcenters sitzt – in jedem Fall sollten Unterlagen wie Lebenslauf, Zeugnisse und Informationen zum Unternehmen zusammen mit Schreibutensilien griffbereit neben dem Telefon liegen.

Zudem können sich Checklisten mit möglichen erwarteten Fragen und Antworten und ein bereitgestelltes Glas stilles Wasser als hilfreich erweisen. Volle Konzentration auf das Telefonat ohne Störungen von außen ist am besten am Schreibtisch im häuslichen Arbeitszimmer oder in einem anderen ruhigen Raum möglich.

Nach der namentlichen Vorstellung wird der weitere Gesprächsverlauf hauptsächlich durch die Fragen der Personaler bestimmt, der je nach Fragentyp kurze präzise Antworten oder detailliertere Ausführungen erwartet. Es gilt die Regel, dem Gesprächspartner nicht ins Wort zu fallen, sondern sich für spätere Rückfragen Notizen zu machen.

Raum für Eigeninitiative in Form von speziellen Fragen ist am Ende des Telefonats. Das ist auch der geeignete Zeitpunkt, sich nach dem weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens zu erkundigen, sich für das angenehme Gespräch zu bedanken und zeitliche Abläufe zu klären.

Zum professionellen Telefonieren gehört eine aufrechte entspannte Körperhaltung ebenso wie die ruhige Atmung (Bauchatmung) und die positive Mimik. Ein freundliches Lächeln sorgt für die wichtigen Sympathiepunkte – der Gesprächspartner kann es zwar nicht sehen, aber deutlich spüren.

Die Aussprache sollte klar und verständlich sein. Wer im Lebenslauf sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift angegeben hat, muss damit rechnen, dass ein Teil des Interviews in Englisch geführt wird.

Ein Telefoninterview kann ein wichtiger Zwischenschritt zum Ziel sein. Entsprechend gewissenhaft sollten sich Bewerber darauf vorbereiten, insbesondere dann, wenn die Situation neu für sie ist oder Kommunikation am Telefon nicht zu ihren Stärken zählt.

Freundliches Auftreten und Glaubwürdigkeit kommen immer gut an, denn Interviewer sind darauf geschult zu erkennen, wenn Gesprächspartner sich verkrampfen oder verstellen. Verläuft das Telefongespräch positiv, folgt der nächste Schritt: die Einladung zum persönlichen Gespräch.